Sigilo na perícia contábil: o que enviar e o que não enviar no primeiro contato

O que significa sigilo na perícia contábil e quem tem esse dever?

Sigilo na perícia contábil é o dever de o profissional não divulgar o que conhece por causa do trabalho. A NBC PG 01, que aprova o Código de Ética Profissional do Contador do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), lista no item 4, alínea "c", o dever de "guardar sigilo sobre o que souber em razão do exercício profissional", ressalvados os casos previstos em lei ou os pedidos de autoridades competentes.

O mesmo código, no item 5, alínea "o", veda ao contador emitir referência que identifique o cliente ou o empregador, com quebra de sigilo profissional, em publicação que mencione trabalho realizado ou orientado, salvo autorização deles. Por isso os textos deste blog usam apenas exemplos hipotéticos.

O processo civil tem uma camada própria. O art. 189 do Código de Processo Civil (CPC) diz que os atos processuais são públicos, mas que tramitam em segredo de justiça, entre outros, os processos em que constem dados protegidos pelo direito constitucional à intimidade (inciso III) e os que versem sobre arbitragem com confidencialidade comprovada perante o juízo (inciso IV).

Há ainda a proteção de dados pessoais. A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD, Lei nº 13.709/2018) define dado pessoal, no art. 5º, inciso I, como a "informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável". Extratos, contratos e folhas de pagamento costumam conter esse tipo de dado, de clientes, sócios, empregados ou terceiros.

O que enviar no primeiro contato?

No primeiro contato, envie apenas o que permite avaliar o escopo do trabalho. O formulário do site da M&S Perícias pede nome, ao menos um canal entre e-mail e telefone e informações de triagem, e não tem campo para anexar arquivos nessa etapa.

As informações de triagem, conforme a política de privacidade do site, são estas:

1. Seu papel no assunto, por exemplo advogado da parte, sócio ou administrador da empresa.
2. O papel pericial procurado, como assistência técnica em processo ou análise antes da ação.
3. A área do serviço: contábil, bancária ou tributária.
4. A fase do processo ou o estágio da análise.
5. Um resumo curto do objeto, sem nomes de terceiros nem número de processo.
6. O objetivo do trabalho e o prazo em curso, se houver.
7. A UF, quando for pertinente.
8. Um inventário geral dos documentos disponíveis.

Com esses dados, a avaliação de escopo verifica se o tema cabe nos serviços da M&S e quais documentos serão necessários depois. A resposta ao formulário confirma o recebimento e não representa aceite do trabalho, proposta ou prazo.

O que não enviar no primeiro contato e por quê?

Não envie senhas, credenciais, autos completos, extratos, contratos nem documentos sigilosos pelo formulário ou por mensagem de primeiro contato. A política de privacidade do site faz esse pedido de forma expressa, porque o formulário é um canal aberto de triagem.

A razão técnica é que, antes de o escopo estar definido, ninguém sabe ainda quais documentos o trabalho vai usar. Enviar tudo de uma vez espalha dados pessoais e de terceiros por mensagens que talvez nem precisem existir.

A LGPD dá a base desse cuidado. O art. 6º, inciso III, descreve o princípio da necessidade como a "limitação do tratamento ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades". Na triagem, o mínimo necessário é a descrição do assunto, e não o conteúdo dos documentos.

Nos processos em segredo de justiça, o cuidado é maior. O art. 189, § 1º, do CPC restringe às partes e aos seus procuradores o direito de consultar os autos e de pedir certidões. Repassar peças desses autos é decisão que cabe ao advogado responsável, depois de avaliar a necessidade.

Como descrever os documentos sem expor o conteúdo?

A relação de documentos deve dizer o que existe, de que período e em que formato, sem copiar valores, nomes ou números de conta. A tabela mostra exemplos hipotéticos de como trocar o envio do documento por uma descrição suficiente para a triagem.

Exemplo hipotético de descrição: "Ação de apuração de haveres em fase de produção de prova. Há balanços de três exercícios em PDF, Razão em planilha de dois desses exercícios e o contrato social com duas alterações. Prazo para indicar assistente técnico em curso."

Essa descrição permite avaliar o escopo sem que dados pessoais ou financeiros saiam do controle de quem os detém. Para organizar a relação por categoria, o checklist de documentos para perícia contábil traz uma lista mais detalhada.

Como são tratados os dados informados no formulário?

Os dados do formulário são usados para responder à solicitação, fazer a triagem de escopo, prevenir abuso do formulário, pedir informações adicionais por canal apropriado e, quando houver interesse das partes, preparar proposta. O envio exige consentimento expresso com a política de privacidade do site.

A LGPD, no art. 46, determina que os agentes de tratamento adotem "medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados" e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou tratamento inadequado. O art. 6º, inciso VII, traz a mesma ideia como princípio da segurança.

No site da M&S, a política de privacidade informa que o formulário aplica validação, limites de tamanho, controle de origem, prevenção de repetição e limite de envios. As informações são retidas pelo período necessário ao atendimento, à segurança, à contratação e às obrigações legais, com acesso restrito.

A mesma política informa que a M&S Perícias não vende dados pessoais e que fornecedores de hospedagem, e-mail, segurança e analytics podem processar dados na medida necessária aos seus serviços. O titular pode pedir confirmação de tratamento, acesso, correção, informação sobre compartilhamento e eliminação quando cabível, pelo canal indicado na política.

Quando os documentos completos entram no trabalho?

Os documentos completos entram depois que o escopo é definido e a parte decide contratar o trabalho. A política de privacidade do site prevê que documentos sigilosos, quando necessários, sejam compartilhados só depois dessa definição e por canal indicado para o caso.

Nesse momento, a lista de documentos deixa de ser genérica. O escopo aponta quais períodos, contas, contratos e registros o trabalho vai examinar, e o envio passa a seguir essa lista.

O papel de cada profissional também importa. A M&S Perícias atua para a parte que a contrata, em análise antes da ação ou como assistente técnico no processo. O art. 466, § 1º, do CPC diz que os assistentes técnicos são de confiança da parte. O perito do juízo é nomeado pelo juiz e recebe os documentos pelo próprio processo.

Para entender em que fase a parte indica o assistente técnico e o que ele entrega, leia quando indicar o assistente técnico. A diferença entre as duas funções está em perito do juízo e assistente técnico.

Como pedir a avaliação de escopo sem expor documentos?

A avaliação de escopo começa pelo formulário de contato para avaliação de escopo. Informe a fase do processo ou da análise, o objeto, o prazo em curso e uma relação geral dos documentos disponíveis, no formato da tabela acima.

Para conhecer as entregas da assistência técnica e da análise contábil, veja o serviço de perícia contábil. Não envie autos completos nem documentos sigilosos no primeiro contato. Outros textos sobre prova técnica estão no blog da M&S Perícias.