Checklist de documentos para perícia contábil em processo judicial

Por que organizar os documentos antes da análise técnica?

A perícia contábil examina documentos, e o resultado depende do que estiver disponível. A NBC TP 01 (R2), do Conselho Federal de Contabilidade, manda perito e assistentes se aterem ao objeto, ao objetivo e ao período da perícia (item 28).

Esse recorte já orienta a coleta. Um pedido documental sem período nem objeto gera volume de arquivos e pouca análise, enquanto uma relação organizada por categoria mostra logo o que sustenta cada ponto da controvérsia.

A organização também ajuda o advogado. O art. 434 do Código de Processo Civil atribui à parte o dever de instruir a petição inicial ou a contestação com os documentos destinados a provar suas alegações, e a perícia trabalha sobre essa base.

Quais peças do processo devem vir primeiro?

As primeiras peças são as que dizem o que a perícia vai examinar. Sem elas, o contador não consegue separar o documento útil do documento apenas disponível.

• Petição inicial e contestação, com os pedidos e as teses sobre valores.
• Decisão que deferiu ou determinou a perícia e despacho de nomeação do perito, quando existirem.
• Quesitos já apresentados pelo juiz e pelas partes.
• Laudos, pareceres e cálculos já juntados ao processo.

A própria NBC TP 01 (R2) indica, no planejamento da perícia, a consideração de documentos, registros, livros contábeis, fiscais e societários, laudos e pareceres já realizados (item 12). A leitura dessas peças evita repetir trabalho que já está nos autos.

Quais registros contábeis e societários costumam ser necessários?

Quando a controvérsia envolve empresa, a escrituração é a base do exame. O Código Civil obriga o empresário e a sociedade empresária a seguir um sistema de contabilidade e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico (art. 1.179).

O mesmo código trata o Diário como livro indispensável (art. 1.180) e obriga a conservar a escrituração, a correspondência e os papéis da atividade enquanto não ocorrer prescrição ou decadência quanto aos atos neles registrados (art. 1.194).

Conforme o objeto da perícia, os registros a considerar incluem:

• Livro Diário e Razão do período discutido, com os arquivos digitais da escrituração, quando houver.
• Balanços patrimoniais e demonstrações de resultado dos exercícios envolvidos.
• Contrato social, alterações e atas que tratem de sócios, capital, lucros ou administração.
• Relatórios gerenciais usados para decisões no período, identificados como tal.

Nem todo processo precisa de todos esses itens. O objeto da perícia define o que entra, e o período define até onde a coleta vai.

Que documentos da operação e da movimentação financeira reunir?

Depois da escrituração, reúna os documentos que mostram a operação discutida e o dinheiro que circulou por causa dela. Esses papéis permitem conferir se o registro contábil corresponde ao fato.

• Contratos, aditivos, propostas e termos de acordo ligados ao objeto.
• Notas fiscais, faturas, recibos e boletos do período.
• Extratos bancários e comprovantes de pagamento ou de recebimento.
• Planilhas e demonstrativos já elaborados pelas partes, de preferência no arquivo original.
• Correspondências e e-mails que registrem condições combinadas ou alteradas.

Planilhas no arquivo original permitem conferir fórmulas, datas e critérios. Uma versão em PDF serve para leitura, mas não mostra como cada valor foi calculado.

Qual é o checklist documental completo?

Use a tabela para montar a relação inicial e marque, em cada linha, se o documento está disponível, se falta ou se está com terceiro.

Antes de encaminhar a relação, confira estes pontos:

1. O período de cada documento está indicado e cobre o período da controvérsia.
2. Os arquivos têm nomes que dizem o que são e a que data se referem.
3. As planilhas estão no formato original, com fórmulas preservadas.
4. Os documentos ausentes estão listados, com a indicação de quem os detém.
5. Dados sigilosos ficam fora da relação inicial e seguem por canal combinado após a contratação.

O que fazer quando faltar um documento?

Registre a lacuna e indique quem tem o documento: a própria parte, a parte contrária, um terceiro ou uma repartição pública. Essa indicação orienta o pedido certo no processo.

O CPC oferece caminhos para isso. O juiz pode ordenar que a parte exiba documento que esteja em seu poder (art. 396), e o art. 473, § 3º, permite ao perito e aos assistentes técnicos solicitar documentos em poder da parte, de terceiros ou de repartições públicas.

A NBC TP 01 (R2) prevê que o perito peça documentos por escrito, por meio de termo de diligência, com prazo para entrega (item 29). Se houver recusa, ele deve comunicar o fato ao juízo, com a devida comprovação (item 30). A escolha do pedido processual cabe ao advogado.

Como pedir a avaliação de escopo com a sua relação de documentos?

Com a relação montada pelo checklist, envie o objeto da controvérsia, o período discutido e a lista do que está disponível e do que falta. Com esses dados, é possível avaliar o que a análise técnica contábil pode examinar com essa base e o que ainda falta reunir.

Use o formulário de contato ou conheça o serviço de perícia contábil. Não envie autos completos, senhas nem documentos sigilosos no primeiro contato.

Para entender quem faz o quê na prova pericial, leia perito do juízo e assistente técnico: funções, limites e pontos de contato. Para saber o que cada documento técnico entrega, veja laudo pericial, parecer técnico e memória de cálculo e os demais textos do blog.